Word – Einsatz für Dissertationen

Die Dissertation ist ein langer Text, oft mit mehreren hundert Seiten, gespickt mit Tabellen, Abbildungen, Zitationen, Anhängen u. v. a. m. Es ist für die meisten Doktoranden das bisher längste und komplizierteste Schriftstück, das je verfasst haben. Und das stellt Anforderungen an den Umgang mit dem Textprozessor.

Nahezu alle arbeiten seit Jahren damit, aber für so lange Dokumente macht sich ein gewisses Know how bezahlt. So kann man z. B. Verzeichnisse dynamisieren, häufig genutzt Worte und Wortkombinationen als Textbausteine anlegen, mit Formatvorlagen saubere Texte gestalten, das Zitieren einem Literaturverwaltungsprogramm überlassen usw.

Natürlich muss man sich erst einmal damit befassen, bevor man all diese Tricks anwenden kann. Aber es ist sonst wie mit dem Waldarbeiter, der keine Zeit hat, seine Axt zu schärfen, weil er noch an diesem Tag zehn Bäume fällen muss.

Im Folgenden sollen die wichtigsten Punkte angerissen werden.

  1. Nutzen von Formatvorlagen

Formatvorlagen sind Bündel von Formatierungen, die auf bestimmte Textteile einheitlich angewandt werden sollen. Sie lassen sich mit START | Formatvorlagen | (kleiner Pfeil nach rechts unten) einrichten und verwalten. Sie zu nutzen ermöglicht es, dynamisch Verzeichnisse (z. B. Abbildungs-, Tabellen-, Inhaltsverzeichnis) zu erstellen. Es entsteht von Beginn an ein sauberes Schriftbild, dass jederzeit wechselnden Anforderungen, z. B. für eine Publikation angepasst werden kann. Eine sehr gute Erklärung von Formatvorlagen bietet Tuhls (2016). Wer in einer älteren Fassung von Word schreibt, kann auch eine ältere Ausgabe es Buches nutzen.

  1. Dynamische Verknüpfungen

Verweise auf Abbildungen und Tabellen oder auf Aussagen an anderer Stelle der Arbeit sollte man niemals manuell einfügen: Änderungen weiter vorn im Text führen zu geänderten Seitenzahlen oder Abbildungsnummerierungen. Nutzen Sie also immer die Funktionen unter VERWEISE | Querverweis.

  1. Literaturverwaltungsprogramme

Natürlich dürfen Sie auch per Hand die Kurzverweise oder Fußnoten und die bibliografischen Angaben Ihrer Quellen in den Text einfügen. Schneller, eleganter und fehlerärmer geht es jedoch mit einem Literaturverwaltungsprogramm. Beispiele sind Zotero, Citavi, Mendelej u. a. Sie können die Quellen nicht nur verwalten, sondern arbeiten als Add-Ins mit Word zusammen. Ein Klick auf die Quelle oder das Zitat und schon ist alles im Text korrekt eingefügt. Über den Zitationsstilmanager kann man den geforderten Stil einstellen und erfüllt dann wie im Selbstlauf die Anforderungen der Promotionsordnung.

  1. Textbausteine

Längere häufig wiederkehrende Worte, wie sie wohl in jeder Dissertation vielfach vorkommen, müssen nicht ausgeschrieben werden. Es genügt ein Kürzel. Mit den Textbausteinfunktionen wird je nach Eingabe des Kürzels das Wort oder die Wortgruppe vervollständigt. Mit etwas Phantasie kann man sogar grammatische Formen automatisieren. Eine gute Funktion dafür ist DATEI | Optionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen. Die eingegebenen Textbausteine kann man nicht nur in Word, sondern in allen Office-Programmen nutzen, also z. B. auch beim Schreiben einer E-Mail in Outlook, im Excel usw.

  1. Arbeit mit Abschnitten

Gegen Ende der Arbeit hat man Vorspann, Hauptteil, Anhänge, quergelegte Seiten usw. Um Kopf- und Fußzeilen und die sich ggf. ändernden Nummerierungen zu beherrschen, sollte man gut mit Abschnitten umgehen können. Man fügt sie über SEITENLAYOUT | Umbrüche | Abschnittsumbrüche ein.

  1. Version von Word beachten

MS Word ist nicht mehr teuer: Aktuelle Home-&-Student-Versionen kosten zwar noch über 100 Euro, aber schon die sehr gute 2013-er Version ist für ca. 35 Euro zu haben. Ich empfehle, nicht mit einer Version zu arbeiten, die älter als die 2010er Version ist. Es wurden mittlerweile doch gute Instrumente hinzugefügt, die es in früheren Versionen nicht gab. Außerdem geht es um Kompatibilität mit den Programme der Leser, z. B. Ihres Betreuers.

Eine Vielzahl weiterer Tipps und Tricks helfen, die Arbeit mit MS Word schnell und angenehm zu gestalten. Ein Blick in die genannte Literatur oder ein Seminar sind sinnvoll, wenn Sie nicht jeden Tag lange strukturierte Dokumente verfassen.

Fazit: Wer eine saubere Arbeit schreiben möchte, und dies mit vertretbarem Aufwand, der sollte sich auch mit seinem Textprozessor besser vertraut machen. Die Investition in Zeit wird sich vielfach auszahlen.

Wenn Sie ein Seminar dazu wünschen, melden Sie sich gern bei info@eurias.eu.

Tuhls, G. O. (2016): Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010, 2007. 1. Auflage. [Frechen]: mitp

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